Na co nezapomenout u zdravotního pojištění?
Kontroly zdravotních pojišťoven pravidelně odhalují, že i při nástupu nového zaměstnance dochází k mnoha administrativním chybám. Správné a včasné plnění povinností je však pro zaměstnavatele klíčové. Od správného určení pojišťovny přes pochopení statusu „státního pojištěnce“ až po správné a včasné oznámení nástupu – každý krok má svá specifická pravidla, jejichž porušení může vést k vysokým pokutám.
Příslušnost k pojišťovně
Prvním krokem, který musí zaměstnavatel udělat při nástupu nového zaměstnance, je zjistit, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn. Tato povinnost leží na zaměstnanci, který ji musí zaměstnavateli sdělit v den nástupu do zaměstnání. Pokud zaměstnanec změní pojišťovnu v průběhu pracovního poměru, má povinnost tuto změnu oznámit zaměstnavateli do osmi dnů. Zaměstnavatel má právo požadovat po zaměstnanci úhradu penále, které zaplatil kvůli jeho opožděnému oznámení.
Kategorie, za které platí stát
Dalším důležitým krokem je zjistit, zda zaměstnanec spadá do kategorie osob, za které platí pojistné i stát. Může jít o poživatele důchodu, studenty, osoby na mateřské či rodičovské dovolené nebo evidované uchazeče o zaměstnání. Tyto osoby jsou zvýhodněny tím, že se u nich neřeší minimální vyměřovací základ, a pojistné se tak odvádí pouze ze skutečné výše příjmu. Tato skutečnost musí být doložena a zdokumentována v mzdové evidenci.
Oznamovací povinnost
Přihlášením zaměstnance na formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ informuje zaměstnavatel pojišťovnu, od kterého data bude za zaměstnance odvádět pojistné.
- Běžná lhůta: Pro většinu případů platí osmidenní lhůta pro oznámení skutečnosti.
- Dohody mimo pracovní poměr: U dohod o pracovní činnosti (DPČ) a dohod o provedení práce (DPP) se nástup a skončení zaměstnání oznamuje do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, ale pouze tehdy, pokud příjem překročí zákonný limit pro účast na pojištění.
Za porušení těchto povinností může zdravotní pojišťovna udělit pokutu až 200 000 Kč.
Rozhodný příjem pro dohody
Pro dohody mimo pracovní poměr rozhoduje o vzniku povinnosti platit zdravotní pojištění výhradně výše příjmu.
- U dohody o provedení práce vzniká pojištění, pokud příjem u jednoho zaměstnavatele činí alespoň 11 500 Kč v měsíci.
- U dohody o pracovní činnosti je rozhodný příjem alespoň 4 500 Kč.
U standardní pracovní smlouvy se pojistné odvádí z každé částky příjmu, bez ohledu na její výši.
Příklady z praxe
- Navazující DPČ: Zaměstnanec má DPČ do 31. 3. 2025. Od 1. 4. je sjednána nová DPČ, ale zaměstnanec začne pracovat až 4. 4. Jelikož oba pracovní vztahy nenavazují plynule, musí zaměstnavatel oznámit odhlášení (kód „O“) k 31. 3. a následně přihlášení (kód „P“) k 4. 4. Toto přihlášení je důležité i pro výpočet poměrné části minimálního vyměřovacího základu. Pro duben se minimum počítá pouze za 27 dnů.
- Pracovní smlouva a DPČ: Zaměstnanec má pracovní smlouvu a u téhož zaměstnavatele navíc uzavře DPČ. Z titulu pracovní smlouvy je již zaměstnanec u pojišťovny přihlášen, takže další oznámení z důvodu uzavření DPČ není nutné. Příjmy z obou vztahů se pro stanovení vyměřovacího základu sčítají, pokud je příjem z DPČ vyšší než 4 500 Kč. Pokud je příjem nižší, pojistné se odvádí jen z příjmu z pracovní smlouvy.
- OSVČ jako zaměstnanec: Osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ), která v roce 2025 platí zálohy na pojištění ve výši 4 682 Kč, uzavře pracovní smlouvu. Zaměstnavatel musí tuto osobu přihlásit ke dni nástupu do zaměstnání. Pro OSVČ to znamená, že se její samostatná výdělečná činnost nově stává vedlejší činností. OSVČ o této změně musí informovat svou zdravotní pojišťovnu. Díky tomu je od placení minimálních záloh v podnikání osvobozena a pojistné za ni odvádí zaměstnavatel z titulu pracovního poměru.
Prevence je klíčová
Správná administrativa při nástupu zaměstnance je základem. Důkladné ověření všech informací, dodržování lhůt a správné plnění oznamovací povinnosti chrání zaměstnavatele před vysokými pokutami a zbytečnou administrativní zátěží. Správně nastavený proces navíc zajišťuje, že zaměstnanci jsou pojištěni tak, jak jim náleží.
