Zásady Ochrany Osobních Údajů
Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen jako „Zásady“) vydala společnost Aisa International, s.r.o., IČ 28224981, vedená u Městského soudu v Praze, vložka C, 133603, se sídlem Pitterova 2855/7, Žižkov, 130 00 Praha 3 (dále jen jako „Společnost“) jako správce osobních údajů svěřených zákazníky a potenciálními zákazníky. Tyto Zásady jsou účinné od 01.01.2021 a platné, dokud nejsou změněny.
Tento dokument vysvětluje, jak Společnost používá osobní údaje, které shromažďuje od svých zákazníků a potenciálních zákazníků, a to v souladu se zákonem 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 (dále jen jako „Nařízení GDPR“).
Jaké informace shromažďujeme?
Informace o Vás zpracováváme v případě, že se stanete naším klientem v oblasti finančního plánování nebo finančního poradenství, či zprostředkování hypotečních, investičních a pojistných produktů. Ne všechny služby jsou dostupné ve všech zemích, individuálně a podrobně Vám vysvětlíme služby, které jsou k dispozici ve Vašem státě.
Kategorie osobních údajů, které Společnost zpracovává:
- identifikační údaje
- kontaktní údaje
- informace o zdrojích a výši příjmů
- údaje sloužící k vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti
- údaje o zdravotním stavu a věk odchodu do důchodu
Dále Společnost provádí kontrolu zákazníka, a to ve smyslu § 9 zákona č. 259/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Na základě zákona č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu pořizuje Společnost záznamy určité komunikace se zákazníky a potenciálními zákazníky.
Můžeme také shromažďovat informace, které poskytnete při dobrovolném vyplňování dotazníků a zpětné vazby prostřednictvím našeho online systému s názvem Money-Trove (dále jen jako „Trove“).
Informace o blízkých osobách
Abychom Vám mohli poskytnout naše služby efektivně, je možné, že budeme potřebovat osobní údaje o Vašich blízkých rodinných příslušnících a vyživovaných osobách. V takových případech je Vaší odpovědností zajistit, že od dotyčných osob máte souhlas předat nám jejich osobní informace. Pokud i jim budeme poskytovat naše služby, poskytneme jim kopii tohoto sdělení k ochraně osobních dat.
Proč potřebujeme shromažďovat a využívat Vaše osobní údaje
Zpracování Vašich osobních údajů Společností se opírá o následující právní důvody:
- Plnění smlouvy uzavřené mezi Společností a Vámi jakožto zákazníkem. Tento právní důvod se uplatní pro zpracování údajů a informací, které jsou nezbytné pro řádné a zodpovědné poskytování služby dle smlouvy, kterou s námi máte uzavřenou. Dále se tento důvod uplatní i pro zpracování osobních údajů v průběhu jednání, které k uzavření smlouvy mezi Vámi a Společností teprve směřují.
- Plnění právní povinnosti Společnosti jakožto správce osobních údajů. Vzhledem k tomu, že poskytujeme služby v přísně regulovaných oblastech, musíme plnit různé povinnosti k zajištění zákonnosti naší činnosti. To zahrnuje i povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje, například za účelem předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele či účetnictví.
- Oprávněné zájmy Společnosti. Našim oprávněným zájmem je například ochrana právních zájmů Společnosti pro případ soudních, správních, rozhodčích a jiných řízení nebo optimalizace našich webových služeb a nástrojů a s tím spojená analýza uživatelské interakce.
- Váš souhlas. Váš souhlas potřebujeme například v situaci, kdy hodláme zpracovávat Vaše osobní údaje pro marketingové účely nebo v případě, kdy nám svěřujete zvláštní kategorie osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu) pro účely nastavení naší spolupráce a zprostředkování vhodných produktů.
Jak použijeme o Vás získané informace
Vždy shromažďujeme pouze takové množství Vašich osobních údajů, které je nezbytné k dosažení stanoveného účelu jejich zpracování. Mezi účely zpracování Vašich osobních údajů patří:
- vyřizování komunikace se zákazníky, potenciálními zákazníky a veřejností;
- vyhodnocení žádosti zákazníka o poskytnutí našich služeb (zejména zhodnocení dat shromážděných v rámci úvodních jednání při nastavování budoucí spolupráce);
- uzavření smlouvy o poskytování našich služeb se zákazníkem a následné plnění takové smlouvy;
- prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
- plnění povinností stanovených k ochraně spotřebitele (plnění informační povinnosti, posuzování úvěruschopnosti zákazníka, umožnění uplatnění jeho práv);
- plnění povinností Společnosti jakožto právního a ekonomického subjektu (povinnosti evidenční, archivační, daňové a účetní, informační povinnosti vůči dozorovým orgánům a institucím);
- vyřizování reklamací, žádostí a stížností;
- evidence údajů zákazníků pro případ sporů, správních a jiných řízení;
- optimalizace nástrojů používaných při poskytování našich služeb;
- zasílání informací o službách Společnosti, jejích aktivitách a jiných informací o její činnosti;
- monitoring zpětné vazby zákazníků za účelem zkvalitňování služeb.
S kým můžeme sdílet Vaše informace
V zájmu efektivního poskytování našich služeb můžeme Vaše osobní údaje poskytnout těmto subjektům:
- našim vázaným zástupcům, kteří jsou s námi ve smluvním vztahu a kteří se bezprostředně podílejí na zprostředkování a poskytování našich služeb;
- dodavatelům produktů a služeb, které pro vás zprostředkováváme v souladu se smlouvou;
- poskytovatelům služeb compliance, účetnictví či právních služeb;
- poskytovatelům IT služeb, nástrojů a řešení, které využíváme pro poskytování našich služeb;
- orgánům či institucím vykonávajícím dohled či dozor nad naší činností (ČNB, Finanční analytický úřad, Finanční arbitr apod.).
Vaše osobní údaje dále můžeme sdílet s přidruženými subjekty v rámci skupiny společností obchodní značky AISA pro interní administrativní účely (hodnocení rizik, hodnocení střetu zájmů, reporting, vyřizování reklamací) či pro účely zasílání důležitých informací o fungování skupiny AISA. Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetí země.
Vaše osobní údaje nesdílíme s žádnými subjekty mimo skupinu AISA pro marketingové účely.
Pokud se na zpracování Vašich osobních údajů podílí třetí strana (tzv. zpracovatel), zajišťujeme plnění vzájemných povinností k ochraně Vašich údajů na základě smlouvy v souladu se zásadami důvěry a našimi písemnými pokyny.
Při předávání Vašich osobních údajů třetím stranám využívá Společnost bezpečnostních opatření k jejich ochraně během přenosu. Veškerá data odesílaná třetím stranám jsou zašifrována a chráněna heslem. Veškerá data v Trove jsou bezpečně zašifrována a přístup do systému je zabezpečen dvoufaktorovým ověřením.
V určitých případech jsme povinni, na základě zákonem definovaných podmínek a platných právních předpisů, předat některé Vaše osobní údaje orgánům veřejné správy a orgánům činným v trestních řízeních.
Jak dlouho uchováváme Vaše informace
Vaše údaje zpracovává Společnost pouze po nezbytně nutnou dobu vzhledem k jejich účelu a zároveň respektuje právními předpisy stanovené lhůty. Osobní údaje shromážděné v souvislosti s plněním smluv uchováváme po maximální dobu 6 let od ukončení smluvního vztahu s ohledem na lhůty pro uplatnění a vypořádání případných nároků. E-mailová komunikace je průběžně odstraňována po 1 roce od doručení, s výjimkou komunikace týkající se osobního poradenství. Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme po dobu 3 let od udělení souhlasu. Některé údaje související s účetnictvím (např. fakturační údaje apod.) musíme uchovávat po dobu 10 let od skončení příslušného účetního období.
Máte právo kdykoli požádat o výmaz Vašich osobních údajů. Vaši žádost posoudíme a vyhovíme jí v případě, že nám žádný právní předpis či jiný zákonný důvod nebude bránit v jejich výmazu.
Jak lze získat přístup k informacím, které o Vás máme
Máte právo vyžádat si kopii osobních informací, které o vás uchováváme. Pokud byste chtěli kopii některých nebo všech Vašich osobních údajů obdržet e-mailem, napište nám na níže uvedené kontaktní spojení. Pokud to bude vhodné, poskytneme Vám tyto informace ve formě elektronického výpisu.
Při zpracování osobních údajů automatizovanými prostředky máte právo nás požádat o předání Vašich osobních údajů jinému, Vámi určenému správci.
Společnost má povinnost zajistit, aby Vaše osobní údaje byly přesné a aktuální. Požádejte nás prosím o opravu nebo odstranění veškerých informací, o kterých se domníváte, že nejsou správné.
Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů
Mimo práva popsána výše v těchto Zásadách máte dle článků 15 až 22 Nařízení GDPR následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům, tj. právo požádat o potvrzení, zda jsou konkrétní osobní údaje Společností zpracovávány, jakož i o sdělení dalších informací týkajících se prováděného zpracování;
- právo na opravu osobních údajů, domníváte-li se, že nejsou úplné či přesné;
- právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“), nejsou-li dále potřebné pro stanovený účel, případně jsou-li splněny jiné zákonné předpoklady;
- právo na omezení zpracování osobních údajů, tedy udělení příkazu Společnosti k omezení jejich zpracování pouze na jejich uložení do doby, než bude vyřešena otázka, kvůli které k omezení došlo;
- právo na přenositelnost údajů, tj. právo požádat Společnost o předání Vašich osobních údajů jinému správci, je-li to možné a proveditelné;
- právo vznést námitku proti zpracování prováděnému na základě oprávněných zájmů správce.
Automatické rozhodování a profilování
Pokud používáte Trove, Vaše osobní údaje jsou shromážděny jejich zadáním do systému – ke zpracování jsou tedy používány automatizované nástroje a mechanismy. Pokud máte pochybnosti ohledně výsledku automatizovaného procesu, můžete nás kontaktovat a výsledek konzultovat nebo ho zpochybnit a požadovat nápravu.
Přijímáme opatření k zajištění bezpečnosti Vašich dat pomocí osvědčených postupů a technických standardů, včetně šifrování a vedení samostatné databáze uložené na soukromých serverech, které jsou plně zabezpečeny a pravidelně kontrolovány proti vnějším útokům či nahodilé ztrátě dat.
V automatizovaném procesu nepoužíváme žádné zvláštní kategorie údajů jako např. údaje o Vašem zdravotním stavu, není-li to nezbytně nutné k poskytování našich služeb a pokud jsme k tomu neobdrželi Váš výslovný souhlas.
Marketing
Rádi bychom Vám posílali informace o našich produktech, službách a o dalších společnostech v naší skupině, které pro Vás můžou být zajímavé. Pokud jste souhlasili se zasíláním marketingových informací, můžete svůj souhlas kdykoli později odvolat, a to bez jakékoli sankce. Stačí k tomu využít kontaktní údaje uvedené níže, případně odběr novinek odhlásit kliknutím na příslušný odkaz v doručené zprávě. Stejně tak můžete odvolat i svůj souhlas s poskytováním informací ostatním členům skupiny AISA.
Soubory cookie
Co jsou soubory cookie?
Soubory cookie jsou malé textové soubory, které se používají k ukládání malých informací. Jsou uloženy ve vašem zařízení, když se webová stránka načte do vašeho prohlížeče. Tyto soubory cookie nám pomáhají, aby webové stránky správně fungovaly, byly bezpečnější, poskytovaly lepší uživatelskou zkušenost a porozuměly tomu, jak web funguje, a analyzovat, co funguje a kde je třeba zlepšit.
Jak používáme soubory cookie?
Jako většina online služeb používá naše webové stránky soubory cookie první a třetí strany k několika účelům. Soubory cookie první strany jsou většinou nezbytné pro správné fungování webu a neshromažďují žádná vaše osobně identifikovatelná data.
Soubory cookie třetích stran používané na našem webu slouží hlavně k pochopení toho, jak web funguje, jak s naším webem komunikujete, k zajištění bezpečnosti našich služeb, k poskytování reklam, které jsou pro vás relevantní, a ke všemu vám poskytují lepší a vylepšenou uživatelskou zkušenost a pomohou urychlit vaše budoucí interakce s naším webem.
Typy souborů cookie, které používáme
Správa předvoleb souborů cookie
Předvolby souborů cookie můžete kdykoli změnit kliknutím na tlačítko výše. To vám umožní znovu navštívit banner souhlasu se soubory cookie a změnit své preference nebo svůj souhlas ihned odvolat.
Kromě toho různé prohlížeče poskytují různé způsoby blokování a mazání souborů cookie používaných webovými stránkami. Můžete změnit nastavení svého prohlížeče tak, aby blokoval/smazal soubory cookie. Níže jsou uvedeny odkazy na podpůrné dokumenty o tom, jak spravovat a odstraňovat soubory cookie z hlavních webových prohlížečů.Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/32050
Safari: https://support.apple.com/en-in/guide/safari/sfri11471/mac
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/topic/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer-bca9446f-d873-78de-77ba-d42645fa52fc
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Veškeré Vaše žádosti a podněty s Vámi rádi vyřešíme. Pokud přesto nebudete spokojeni, upozorňujeme Vás na možnost podat stížnost k dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/).
Jak uplatnit svá práva a kontaktovat nás
Pokud máte nějaké dotazy týkající se našich Zásad ochrany osobních údajů nebo informací, které o vás shromažďujeme, kontaktujte nás prosím emailem na adrese
Nebo písemně na adrese Štítného 202/35, 130 00 Praha 3, Česká republika.
Informace o pověřenci pro ochranu osobních údajů (DPO):
Jméno: James Pearcy-Caldwell
Kontakt: