Cestovní náhrady jsou pro firmy běžnou realitou, ale v daňovém pohledu se skrývá rozdíl, který často vede k nedorozumění. Zaměstnavatel si může téměř vše, co v rámci pracovní cesty proplatí, odečíst jako náklad, zatímco zaměstnanec má hranice, za nimiž se náhrada mění v jeho zdanitelný příjem. A právě tato hranice rozhoduje o tom, zda si zaměstnanec odnese čistou částku navíc, nebo mu z ní budou strženy daně a odvody.
Limity pro zaměstnance
Nejcitlivější oblastí jsou stravné a kapesné. Vyhláška MPSV stanovuje pro státní sektor přesné částky a právě ty určují i limity daňového osvobození pro všechny zaměstnance v Česku. Pro rok 2025 je stravné nastaveno na 177 Kč při cestě mezi 5 a 12 hodinami, 271 Kč mezi 12 a 18 hodinami a 422 Kč nad 18 hodin. Zaměstnavatel může vyplatit i více – například 220 Kč u kratší cesty. Jenže rozdíl oproti limitu, tedy 43 Kč, se zaměstnanci zdaní a ještě se z něj odvádí sociální a zdravotní pojištění. Prakticky to znamená, že zaměstnanec místo slíbených 220 Kč dostane čistě méně, než očekával.
U zahraničních cest je situace podobná. Kapesné je osvobozeno pouze do 40 % stanoveného zahraničního stravného. Pokud tedy ministerstvo pro Německo určí stravné na 45 EUR, pak kapesné do 18 EUR je bez daně. Cokoli nad tuto částku se zaměstnanci daní. Tento detail často uniká i zkušeným manažerům a vede k nepříjemným překvapením u ročního zúčtování.
Problém nastává i u bezplatného stravování. Pokud zaměstnanec dostane během cesty oběd zdarma, musí být stravné sníženo o částku stanovenou vyhláškou. Jestliže zaměstnavatel sníží méně, rozdíl se opět stává zdanitelným příjmem zaměstnance. Nesprávné nastavení může vést až k dodatečným daňovým povinnostem při kontrole ze strany finančního úřadu.
Volnost zaměstnavatele
Z pohledu zaměstnavatele je zákon o daních z příjmů štědrý. Jakmile jsou cestovní náhrady uvedeny v interní směrnici, pracovní či kolektivní smlouvě, může firma zahrnout do nákladů prakticky cokoliv: jízdné, ubytování, parkovné, stravné, kapesné. Zákoník práce stanovuje jen minimální povinné částky, ale směrem nahoru žádný strop neexistuje.
Tato benevolence má však stinnou stránku. Velkorysá firemní politika náhrad sice může být daňově plně uznatelná, ale zaměstnancům často přináší dodatečnou daňovou zátěž. Jinými slovy – to, co má být benefitem, se může v praxi obrátit proti nim.
Praktickým řešením je proto promyšlená interní směrnice. Pokud zaměstnavatel nastaví výše náhrad s ohledem na limity pro daňové osvobození, vyhne se zaměstnanec nechtěnému zdanění a firma zůstane v bezpečném daňovém rámci. Užitečné je také dopředu komunikovat, že část vyplacených náhrad může být zdaněna, aby nedocházelo k nedorozumění.
Z pohledu mezinárodních firem a expatů je třeba dodat ještě jeden rozměr. U zahraničních pracovníků se při posuzování cestovních náhrad přihlíží nejen k české legislativě, ale také k daňovým pravidlům jejich domovské země. To může vést k paradoxním situacím, kdy to, co je v Česku osvobozeno, podléhá v zahraničí zdanění. Firmy proto musí u expatů konzultovat nastavení náhrad s daňovým poradcem, jinak hrozí dvojí zdanění.
Klíčovou radou je: interní směrnice není formalita, ale nástroj ochrany. Chrání zaměstnavatele před spory s finančním úřadem a zaměstnance před nečekanými odvody. V praxi to znamená jasně popsat, jaké částky se proplácí, kdy se krátí o poskytnuté jídlo a jaké jsou podmínky kapesného. Transparentnost a právní jistota jsou v této oblasti cennější než snaha o přílišnou velkorysost.
