Cestovní náhrady a stravné představují tradičně problematickou oblast pracovního práva, kde se střetává zákonná úprava s účetní praxí, interními směrnicemi i očekáváním zaměstnanců. Ačkoliv se může zdát, že jde o rutinní proces – vyplnit cestovní příkaz, doložit účtenky a proplatit výdaje –, realita je složitější. Právní rámec se průběžně mění, vyhlášky stanovují nové částky, a výklad některých ustanovení zákoníku práce zůstává nejednoznačný. Právě na tomto poli dochází k častým pochybením, která mohou vést nejen k nespokojenosti zaměstnanců, ale i k problémům při kontrolách.
Podmínky pracovní cesty: co (ne)musí být uvedeno
Zaměstnanec může být vyslán na pracovní cestu pouze na základě předchozí dohody, která by měla mít písemnou podobu. Zákoník práce (konkrétně § 153 a násl.) vyžaduje, aby byly předem určeny základní náležitosti – tedy místo nástupu, cílová destinace, dopravní prostředek a předpokládaná doba trvání. Zde ovšem vyvstává první častý omyl: zákon sice písemnou formu výslovně nenařizuje, nicméně pro důkazní účely je vyžadována téměř všemi auditory a inspektory práce. V praxi se proto osvědčuje využívat standardizovaný cestovní příkaz, ideálně doplněný o interní směrnici.
Před cestou je zaměstnanci poskytnuta záloha na očekávané výdaje. Po návratu má povinnost cestu vyúčtovat, a to standardně do 10 pracovních dnů. Tuto lhůtu může zaměstnavatel prodloužit, ale nikoliv zkrátit. Důležitou podmínkou je doložení všech nárokovaných výdajů – včetně originálů dokladů. Pokud některý z dokladů chybí, zaměstnavatel není automaticky povinen náhradu uhradit; může ji však uznat, pokud výdaj odpovídá obvyklým poměrům. Právě zde se v praxi často přistupuje ke kompromisnímu řešení: zaměstnanec sepíše čestné prohlášení, které je přiloženo k vyúčtování.
Cestovní náhrady dohodářů: jen když je to sjednáno
Jedním z nejčastějších omylů v praxi bývá předpoklad, že nárok na cestovní náhrady mají automaticky i osoby pracující na DPP nebo DPČ. Zákoník práce však takový nárok garantuje výlučně zaměstnancům v pracovním poměru. Dohodáři se svých náhrad domohou jen tehdy, pokud je tato možnost výslovně sjednána ve smlouvě nebo zahrnuta ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. V opačném případě nemají na náhrady – ať už jde o jízdné, stravné nebo ubytování – právní nárok.
Z tohoto důvodu by měl být každému dohodáři před zahájením spolupráce předložen jasně formulovaný dokument, který pravidla pracovní cesty a případné proplácení nákladů stanoví. V opačném případě se zaměstnavatel vystavuje riziku sporu, který může být v případě opakovaného vysílání na pracovní cesty kvalifikován i jako skrytý pracovní poměr.
Co všechno lze uhradit a kdy na to vzniká nárok
Zákonná úprava cestovních náhrad pokrývá čtyři základní oblasti:
-
náhrada jízdních výdajů (včetně PHM při použití soukromého vozidla),
-
náhrada výdajů za ubytování,
-
stravné,
-
vedlejší výdaje (např. parkovné, poplatky za přepravu zavazadel, MHD v cílové destinaci).
Nárok na tyto položky vzniká nejen při klasické pracovní cestě, ale i v dalších situacích: například při přeložení, dočasném přidělení, ale i v den nástupu do zaměstnání, pokud se dostavení na pracoviště váže na prokazatelné náklady. Tato širší interpretace bývá často opomíjena, a zaměstnanci tak přicházejí o nároky, které by jim mohly být právem přiznány.
Výše stravného pro rok 2025 a pravidla krácení
Výše tuzemského stravného se odvíjí od délky pracovní cesty. V podnikatelském sektoru byly pro rok 2025 stanoveny následující minimální částky:
-
5–12 hodin: 148 Kč
-
12–18 hodin: 225 Kč
-
nad 18 hodin: 353 Kč
V nepodnikatelském sektoru je stanoveno rozpětí, které zaměstnavatel může využít dle své směrnice:
-
5–12 hodin: 148–177 Kč
-
12–18 hodin: 225–271 Kč
-
nad 18 hodin: 353–422 Kč
U zahraničního stravného se postupuje podle vyhlášky č. 373/2024 Sb., kde jsou uvedeny sazby v cizí měně pro jednotlivé země. Rozhodujícím kritériem je stát, ve kterém zaměstnanec strávil nejvíce času během konkrétního dne.
Stravné se krátí, pokud zaměstnanec obdržel bezplatné jídlo. Sazby krácení jsou v podnikatelském sektoru následující:
-
70 % u cest do 12 hodin,
-
35 % u cest mezi 12–18 hodinami,
-
25 % u cest nad 18 hodin.
V nepodnikatelském sektoru je krácení obdobné, nicméně při poskytnutí všech tří jídel za den nárok na stravné zaniká zcela. Tento rozdíl je třeba zohlednit při přípravě směrnic nebo při spolupráci s organizacemi veřejného sektoru.
Jak se vyhnout nejčastějším chybám?
Z praxe lze shrnout několik doporučení:
-
Zavést detailní interní směrnici, která upraví pravidla cest a výpočtu náhrad včetně schvalovacích postupů.
-
Pravidelně aktualizovat formuláře cestovních příkazů a vést zaměstnance k jejich pečlivému vyplňování.
-
Stanovit lhůtu pro odevzdání dokladů, ale také postup v případě jejich ztráty – např. akceptace čestného prohlášení nebo použití paušální částky.
-
Pamatovat na dohodáře – v případě, že budou vysíláni na cesty, musí být náhrady výslovně sjednány.
-
Důsledně oddělovat náklady daňově uznatelné od těch, které podle zákona o daních z příjmů uznat nelze.
Závěrem: pečlivost, předvídavost a právní jistota
Cestovní náhrady nejsou pouze účetní položkou. Představují citlivou oblast, kde se střetávají očekávání zaměstnanců, povinnosti zaměstnavatelů a kontrolní praxe úřadů. Správné nastavení procesů, aktuální směrnice a pečlivá evidence jsou nejlepší ochranou před zbytečnými spory i finančními sankcemi.
