Cestovní náhrady a stravné: Co musí vědět zaměstnavatel i zaměstnanec

Cestovní náhrady a stravné představují tradičně problematickou oblast pracovního práva, kde se střetává zákonná úprava s účetní praxí, interními směrnicemi i očekáváním zaměstnanců. Ačkoliv se může zdát, že jde o rutinní proces – vyplnit cestovní příkaz, doložit účtenky a proplatit výdaje –, realita je složitější. Právní rámec se průběžně mění, vyhlášky stanovují nové částky, a výklad některých ustanovení zákoníku práce zůstává nejednoznačný. Právě na tomto poli dochází k častým pochybením, která mohou vést nejen k nespokojenosti zaměstnanců, ale i k problémům při kontrolách.

Podmínky pracovní cesty: co (ne)musí být uvedeno

Pracovní cesta vyžaduje dohodu se zaměstnancem (§ 42 zákoníku práce). Podmínky ovlivňující cestovní náhrady určí zaměstnavatel předem písemně podle § 153. Patří sem například čas a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění úkolů, doprava a ubytování. Pokud jsou práva zaměstnance nezpochybnitelná, může zaměstnavatel od písemného určení podmínek upustit.

Zaměstnavatel poskytuje zálohu na očekávané náhrady, ledaže se se zaměstnancem dohodne, že zálohu neposkytne. Podle pravidel pro vyúčtování zaměstnanec předloží potřebné doklady a vrátí nevyúčtovanou zálohu do deseti pracovních dnů po skončení cesty. Zaměstnavatel má na vyúčtování a úhradu zpravidla dalších deset pracovních dnů od předložení dokladů. Strany se mohou dohodnout na jiné lhůtě. U některých výdajů může zaměstnavatel uznat přiměřenou částku, pokud zaměstnanec nemůže doložit jejich výši.

Cestovní náhrady dohodářů: jen když je to sjednáno

U DPP a DPČ se podle § 155 zákoníku práce sjednává právo na cestovní náhrady a místo pravidelného pracoviště. U DPP postačí sjednat právo na náhrady, pokud má být pracovní úkol vykonán mimo obec bydliště zaměstnance.

Co všechno lze uhradit a kdy na to vzniká nárok

Zákonná úprava cestovních náhrad pokrývá čtyři základní oblasti:

• náhrada jízdních výdajů (včetně PHM při použití soukromého vozidla),

• náhrada výdajů za ubytování,

• stravné,

• vedlejší výdaje (např. parkovné, poplatky za přepravu zavazadel, MHD v cílové destinaci).

Cestovní náhrady mohou vzniknout i při cestě mimo pravidelné pracoviště nebo při dalších situacích vymezených v § 152 zákoníku práce. Konkrétní rozsah náhrad se řídí důvodem cesty a zákonnými podmínkami.

Výše stravného pro rok 2026 a pravidla krácení

Pro rok 2026 stanoví vyhláška č. 573/2025 Sb. zaměstnancům odměňovaným mzdou tato minima za kalendářní den cesty:

• 5 až 12 hodin: 155 Kč

• více než 12 až 18 hodin: 236 Kč

• více než 18 hodin: 370 Kč

Pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 zákoníku práce platí tato rozpětí:

• 5 až 12 hodin: 155 až 185 Kč

• více než 12 až 18 hodin: 236 až 284 Kč

• více než 18 hodin: 370 až 442 Kč

Základní sazby zahraničního stravného v cizí měně stanoví pro rok 2026 vyhláška č. 489/2025 Sb.. Pro konkrétní den se vychází ze sazby státu, v němž zaměstnanec strávil nejvíce času.

Za bezplatně poskytnuté jídlo se stravné krátí. U zaměstnanců odměňovaných mzdou lze za každé takové jídlo krátit stravné až o:

• 70 % u cest v délce 5 až 12 hodin,

• 35 % u cest delších než 12 hodin a nejvýše 18 hodin,

• 25 % u cest nad 18 hodin.

U zaměstnavatelů podle § 109 odst. 3 zákoníku práce se za každé bezplatné jídlo použijí uvedené sazby. Podle § 176 zákoníku práce stravné nepřísluší při dvou bezplatných jídlech u cesty v délce 5 až 12 hodin a při třech u cesty delší než 12 hodin a nejvýše 18 hodin.

Jak se vyhnout nejčastějším chybám?

Z praxe lze shrnout několik doporučení:

• Zavést detailní interní směrnici, která upraví pravidla cest a výpočtu náhrad včetně schvalovacích postupů.

• Pravidelně aktualizovat formuláře cestovních příkazů a vést zaměstnance k jejich pečlivému vyplňování.

• Stanovit lhůtu pro odevzdání dokladů, ale také postup v případě jejich ztráty – např. akceptace čestného prohlášení nebo použití paušální částky.

• Pamatovat na dohodáře – v případě, že budou vysíláni na cesty, musí být náhrady výslovně sjednány.

• Důsledně oddělovat náklady daňově uznatelné od těch, které podle zákona o daních z příjmů uznat nelze.

Závěrem: pečlivost, předvídavost a právní jistota

Cestovní náhrady nejsou pouze účetní položkou. Představují citlivou oblast, kde se střetávají očekávání zaměstnanců, povinnosti zaměstnavatelů a kontrolní praxe úřadů. Správné nastavení procesů, aktuální směrnice a pečlivá evidence jsou nejlepší ochranou před zbytečnými spory i finančními sankcemi.