Od dubna 2026 čeká zaměstnavatele zásadní změna. Místo dvaceti a více měsíčních výkazů budou podávat jedno elektronické hlášení, které se automaticky rozdělí mezi všechny úřady. Co na první pohled působí jako administrativní úleva, má i své nástrahy – přísné lhůty, detailní evidence a nové sankce. Podnikatel, který změny podcení, riskuje nejen zbytečné pokuty, ale i problémy s cash flow.
Jednotné hlášení znamená, že veškeré údaje o mzdách, odvodech a pracovních poměrech zaměstnanců se budou podávat na jedno místo – do systému Ministerstva práce a sociálních věcí, který je přerozdělí ČSSZ, finanční správě, zdravotním pojišťovnám i statistikům. Formulář se bude skládat ze tří částí: základní identifikace firmy, přehled odvodů a detailní údaje o každém zaměstnanci. To vše musí být podáno nejpozději do 20. dne následujícího měsíce.
Pro malé firmy a OSVČ se zaměstnanci to bude zásadní změna. Už nebude možné zapomenout poslat zdravotní pojišťovně přehled a doufat, že se to dožene později. Jedna chyba v jednotném hlášení může mít dopad na více institucí současně. Evidence zaměstnanců bude navíc ještě detailnější než dnes. Zaměstnavatelé musí do osmi dnů hlásit i změny – od odhlášení člověka, který nakonec nenastoupil, až po vyplacení náhrady za pracovní úraz.
Sankce a úleva
Pokud podnikatel povinnost nesplní, hrozí mu dvojí postih: pokuta až 100 tisíc korun za neprovedenou registraci do evidence a zároveň sankce 5 tisíc korun za každého zaměstnance, jehož se chyba v hlášení týká. Stát navíc umožní ukládat pokuty zjednodušeně, bez správního řízení. Na druhou stranu platí, že pokud firma chybu rychle opraví, úřad může od sankce upustit.
Výhodou má být menší administrativa. Podle propočtů ministerstva dnes středně velká firma pošle ročně více než 250 formulářů různým úřadům. Nově to bude jen 12 hlášení. Pokud se systém rozjede bez technických problémů, mzdové účetní se ušetří až 30 % času. Klíčové ale bude správné nastavení mzdového softwaru. Bez něj se podnikatel vystavuje riziku, že data nepůjdou nahrát nebo budou chybně validována.
Jak se připravit na ostrý start
První ostré hlášení za duben 2026 musí být podáno do 20. května 2026. Tato lhůta je neprodloužitelná. Firmy by proto měly:
- Prověřit, zda jejich mzdový software umožní export ve formátu ČSSZ (XML/XSD).
- Nastavit interní procesy tak, aby se všechny změny v pracovních poměrech dostaly k účetní včas.
- Počítat s tím, že zahraniční zaměstnanci mají speciální režim přihlašování, který se musí plnit ještě před jejich nástupem.
- Připravit se na to, že evidence mzdových účtáren bude povinná a vázaná na konkrétní zaměstnance.
Velké společnosti s více pobočkami ocení možnost průběžného ukládání rozepsaného hlášení. Menší podnikatelé by si naopak měli dát pozor, aby jim neunikla povinnost registrace do evidence zaměstnavatelů ještě před nástupem prvního zaměstnance.
Na papíře vypadá jednotné hlášení jako výrazné zjednodušení. Realita ale ukáže, zda systém obstojí při ostrém startu. Pokud ano, zaměstnavatelé si skutečně ušetří práci. Pokud ne, může se z digitalizační revoluce stát další administrativní past.
